Tippek és Trükkök

Bevezető összefoglaló

Ez a dokumentum praktikus tippeket és trükköket tartalmaz a TSH Manager rendszer hatékonyabb használatához. A dokumentumban szereplő tanácsok a gyakorlati használat során szerzett tapasztalatok alapján készültek, és céljuk, hogy segítsenek kihozni a rendszerből a lehető legtöbbet.

Várjuk további használati tipp javaslataitokat is, hogy azokat megoszthassuk másokkal!

────────────────────────────────────────────────────────────

1. Alfeladatok használata

Mikor fontos az alfeladat?

Az alfeladatok használata akkor hasznos, amikor:

A) Hasonló feladatokat több helyen kell elvégezni ugyanabban a házban

Ha ugyanazt a feladatot kell több különböző helyen végrehajtani (pl. ugyanazt több lakásban), akkor:

• Felviszed a főfeladatot (pl. "Teraszon növő gazok eltávolítása")

• Alfeladatként minden érintett lakást külön felviszed

• Ahány lakás, annyi alfeladat

• Minden alfeladat külön követhető és zárható le

B) Különböző kollégák kellenek

Ha a feladat végrehajtásához több különböző személy közreműködése szükséges:

• Külön felelősök rendelhetők minden alfeladathoz

• Könnyebb a koordináció és nyomon követés

C) Különböző határidők

Ha az alfeladatoknak eltérő határidejük van és külön emlékeztetés szükséges:

• Minden alfeladathoz saját határidő állítható

• Külön értesítések mennek ki minden határidőhöz

• Rugalmas ütemezés lehetséges

2. SZB jogosultságok variációi

A Számvizsgáló Bizottság (SZB) tagjainak jogosultságait többféle módon lehet beállítani, a szükségletek szerint:

🔹 Egy SZB tag hozzárendelése egy feladathoz:

• Használd: Érintett személy

• Eredmény: Csak ez az egy tag látja ezt a konkrét feladatot

🔹 Komplett SZB hozzárendelése egy feladathoz:

• Használd: Érintett személycsoport, vagy vedd fel mindet külön-külön az Érintett személyhez

• Eredmény: Az SZB csoport minden tagja látja ezt a feladatot

🔹 Minden feladat látható a SZB-nak adott társasháznál:

• Használd: SZB szerepkört és kösd össze a személy(eke)t a társasházzal

• Eredmény: Az SZB tag(ok) látják az összes feladatot, de nem hozhatnak létre újat

🔹 SZB feladatot is tudjon  létrehozni:

• Használd: SZB PRO szerepkör és kösd össze a személy(eke)t a társasházzal

• Eredmény: Látja az összes feladatot ÉS új feladatot is létrehozhat

🔹 SZB vegyes felállás

• Szerepkört személyenként állítod, így lehet olyan is, hogy egy háznál csak az egyik SZB tagnak engeded meg, hogy vigyen fel feladatot, a többieknek csak megtekintési joguk van. 

3. Határidő kezelés

Fontos tudnivalók a határidőkről:

✏️ Módosítás jogosultsága:

Határidőt bármikor lehet módosítani azoknak, akiknek szerkesztési joguk van a feladathoz.

💬 Módosítás dokumentálása:

Módosítás esetén mindig érdemes kommentelni, hogy miért történik a határidő módosítás:

• "Anyaghiány miatt halasztjuk"

• "Lakó kérésére később végezzük"

• "Időjárás miatt nem végezhető"

🔔 Automatikus értesítések:

• A rendszer automatikusan küldi az emlékeztetőket

• A módosított határidőhöz új értesítések generálódnak

• A felelős és érintettek újra kapnak értesítést

4. Ház felelős beállítása

Automatikus beállítások:

🏠 Új társasház létrehozásakor:

• Alapértelmezetten az ADMIN lesz a ház felelős

• Ez a Társasházi adatlapon állítható

📝 Ha több lehetőség van:

• A rendszer ABC sorrendben jelöli ki a felelőst

⚠️ FONTOS: Ha nem egyedül dolgozol, akkor mindenképpen ellenőrizd és állítsd be a megfelelő ház felelőst!

Beállítás helye:

Társasház adatlap → Szerkesztési mód → Kezelési adatok → Felelős

5. Ismétlődő feladatok szerkesztése

Gyakori helyzet: felelős csere vagy hibás adatok javítása

🔒 Rendszer működése:

• Amikor ismétlődést beállítasz, a rendszer "lezárja" a feladat főbb paramétereit

• Az ismétlődéseket alfeladatként hozza létre úgy, hogy a főfeladatot másolta le az ismétlődés szerinti időpontban

• A lezárt paraméterek: tárgy, leírás, felelős, típus

🛠️ Módosítás folyamata:

Ha bővítenéd a leírást, vagy cserélned kell felelőst:

1️⃣ Töröld az ismétlődést

• ⚠️ Törlés előtt érdemes feljegyezned az ismétlődés paramétereit!

• Feladat szerkesztés → Ismétlődés törlése

2️⃣ Módosítsd a feladatot

• Fix határidővel mentsd el

• Javítsd ki a hibás adatokat

3️⃣ Állítsd be újra az ismétlődést

• Nyisd meg újra szerkesztésre

• Vedd fel újra az ismétlődési beállításokat

• A rendszer újra zárolja a feladatot

✅ Megnyugtató: A korábbi ismétlődések természetesen nem vesznek el, de az újak már az új beállításokkal kerülnek előírásra. 

🔑 Ki szerkeszthet:

PRO, vagy Globális munkatárs, munkatárs PRO, admin joggal lehet szerkeszteni!

6. Címke rendszer használata

A címke rendszer akkor hasznos, amikor több társasházban szeretnéd ugyanazt a típusú feladatot megkeresni!

🏷️ Példa használatra:

Gépészeti feladatok:

• Minden gépészeti feladatnál beállítod a "gépészet" címkét

• "Mindegyik" nézetben "Minden feladatra" váltasz

• Szűréssel le tudod listázni akár az összes társasházadban lévő aktuális összes gépészeti feladatot. Természetesen a befejezett feladatok között is tudsz keresni.

Pénzügyi feladatok:

• Csinálhatsz "utalás" címkét

• A pénzügyes minden utalásos feladatnál használja

• Rá tud szűrni akár házanként, akár az összes házban az összes aktív utalásos feladatra. 

Korlátlan lehetőségek! Alakítsátok ki a saját címke rendszereteket!

🎯 További címke ötletek is szívesen várjuk

7. Értesítési beállítások optimalizálása

Amikor a személyek már beregisztráltak, tudják beállítani az értesítési preferenciáikat:

📧 E-mail értesítések:

• Talán a legmegszokottabb módja az értesítéseknek

• Minden levelező programban lehet szűrést létrehozni

• Mappa ötletek:

- "TSH - Hozzászólások" mappába a kommentek

- "TSH - Változások" mappába az egyéb értesítések

• Fontos: Ezt mindenkinek a saját levelezőjében kell beállítani!

📱 WEB értesítések:

• Alkalmazáson belüli értesítések

📱 Mobil értesítések:

• Push üzenetek mobiltelefonra Androidon és iPhone-on is

🎯 Beállítás helye:

• Asztalon: bal alul név → Fiók → Értesítési beállítások

• Mobilon: jobb felül név → Fiók → Értesítési beállítások

8. Fokozatos bevezetés stratégia

Javasolt bevezetési sorrend:

1️⃣ Cégen belüli csapat:

• Először a közvetlen munkatársak tanulják meg

• Szokások és használati módok kialakítása

2️⃣ Mobilalkalmazás telepítése:

• Erősen ajánlott, hiszen mobilon is teljesértékű a használat

• Kint a terepen is azonnal vehetsz fel feladatot

3️⃣ Külső partnerek bevonása:

• Gondnokok, karbantartók, szolgáltatók

• SZB tagok

• Tulajdonosi képviselők

⭐ Fontos: 

A fokozatosság és a cégen belüli szokások implementálása kulcsfontosságú!

9. További tippek és javaslatok

🔧 Testreszabási lehetőségek:

A legtöbb dolgot tudjuk módosítani a programban:

• FELADAT TÍPUS-ok meghatározása - korlátlan!

• CÍMKE rendszer - szintén korlátlan lehetőségek!

• Személycsoportok létrehozása igény szerint

💡 Hatékonysági tippek:

• Ismétlődőfeladatok készítése gyakori munkákhoz

• Következetes elnevezések használata

🤝 Csapatmunka optimalizálása:

• Egyértelmű felelősök kijelölése

• Rendszeres heti státusz meetingek a nyitott feladatokról

• Tudásmegosztás a jó gyakorlatokról

💬 Várjuk a javaslataitokat!

Ha van olyan használati tipp vagy trükk, amit ti fedeztetek fel, és hasznos lehet másoknak is, osszátok meg velünk! Így közösen építhetjük fel a legjobb gyakorlatok tárházát.

Kapcsolat:

• Küldjétek el a tippeiteket, fejlesztési javaslataitokat, írjatok az ügyfélszolgálatnak (tamogatas@kkmegoldasok.hu)