Első lépések

Bevezető összefoglaló

Ez a dokumentum azoknak a lépéseknek a részletes leírását tartalmazza, amelyeket egy új előfizetés létrehozása után kell végrehajtani az első mérföldkőig, hogy megkezdhető legyen a munka a TSH Manager rendszerben. Az első mérföldkő az, amikor már van regisztrált felhasználónk, társasházunk és feladattípusunk - ezek után indulhat a tényleges feladatkezelés.

1. LÉPÉS Admin felhasználó jogainak és feladatainak megértése

Új előfizetés létrehozása után egy személy kap admin jogosultságot. Ez a felhasználó lesz az, aki:

• Teljes körű jogosultság minden modulban (létrehozás, megtekintés, módosítás, törlés)

• Létrehozhat további személyeket és felhasználókat

• Kioszthat jogosultságokat más felhasználóknak

• Kezelheti a rendszer alapbeállításait

Az admin felhasználó felelős azért, hogy felépítse a rendszer alapstruktúráját, létrehozza a szükséges felhasználókat és beállítsa a megfelelő jogosultságokat.

2. LÉPÉS: Személyek létrehozása és jogosultságok kiosztása

2.1 Személyek létrehozása

Hogyan történik:

1. Bal oldali menü “Személyek” oldalon, jobb felső részén “Új személy” gomb

2. Kötelező mezők kitöltése:

• Vezetéknév

• Keresztnév

• E-mail cím (e nélkül nem lehet felhasználói fiókot létrehozni)

Fontos tudnivalók:

• Ha e-mail címet megadunk, a személynek ezzel a címmel kell majd regisztrálnia

• Az e-mail cím összeköti a létrehozott személyt a regisztrált felhasználói fiókkal

• Személyt akkor is létrehozhatunk, ha nem szeretnénk neki felhasználói fiókot adni (pl. tulajdonosok, bérlők), de a nem regisztrált felhasználók nem kapnak értesítéseket.

eHÁZ szinkronizáció során egyelőre nem veszi át a tulajdonosi adatokat a lakáshoz, de később megfelelő adatvédelmi megoldással ezt is elérhetővé szeretnénk tenni

2.2 GLOBÁLIS szerepkör kiosztása

Cégen belüli dolgozók számára készültek az alábbi szerepkörök, emiatt láthatja az összes társasházat

Munkatárs szerepkör:

• Előfizetésen belül minden társasház esetén

• Feladatot megtekinthet, létrehozhat, módosíthat

• Nem törölhet feladatokat 

• Társasházat nem hozhat létre, de az adatait láthatja

Munkatárs PRO szerepkör:

• Munkatárs jogosultságon felül

• Létrehozhat társasházat 

• Továbbra sem törölhet semmit

Adminisztrátor szerepkör:

• További admin felhasználókat hozhat létre

• Teljes körű jogosultság minden funkcióhoz

• Törlési jogosultsággal is rendelkezik 

Cégen kívüli személyek számára:

Normál globális szerepkör:

• Alapértelmezett beállítás cégen kívüli személyeknek

• Csak azokat a feladatokat látják, ahol érintettek

• Érintett lehet: feladat felelős, létrehozó, érintett személyként rögzített, vagy érintett személycsoportban szerepel 

Globális szerepkör beállításának módja:

• személy adatlapon belül, szerkesztési módban állítható!

2.3 Társasházhoz kötött szerepkör

Egyes személyeket csak konkrét társasházakhoz rendelhetünk hozzá:

Szerepkörök:

• Gondnok, Takarító, Portás, Kertész: Kaphatnak feladatot, írhatnak hozzászólást, feltölthetnek fájlokat, de nem hozhatnak létre feladatot

• Gondnok PRO: Készíthet és módosíthat feladatot, de nem törölhet

• SZB (Számvizsgáló Bizottság): Kaphat feladatot, írhat hozzászólást

• SZB PRO: Készíthet feladatot is

Beállítás módja:

Két féle képen lehet, mindkét megoldás ugyanazt eredményezi:

• Személy adatlapnál megtekintési módban a jobb oldali menüben “Társasházak:” felirat utáni gombbal

• Társasház adatlap megtekintési módban megnyitva a lap alján a Kezelési adatok blokkban "Társasházi Szerepkör hozzáadás" gombbal.

3. LÉPÉS: Felhasználói regisztráció végrehajtása

3.1 A regisztráció folyamata

FONTOS: Csak akkor kap értesítést valaki, ha regisztrált a programba és létrehozott felhasználói fiókot!

Regisztráció lépései:

1. Kezdőoldalon: "Regisztrálj itt" gomb (Asztali gépről böngészőből célszerű)

2. Adatok megadása:

• A személynél beírt e-mail cím

• Választott jelszó (kétszer)

3. "Regisztráció" gomb

4. Megerősítő e-mail a megadott postafiókba

5. "Megerősítés" gomb az e-mailben

Figyelem: iPhone mobil alkalmazásból nem lehet regisztrálni, csak böngészőből!

Ha nem érkezik megerősítő e-mail:

Főoldalon: "Nem kaptál jóváhagyó e-mailt? Kérj újat" link

3.2 Értesítési beállítások

Felhasználói fiókban beállítható: 

• E-mail értesítések (talán ez a legmegszokottabb módja az értesítéseknek)

• Alkalmazáson belüli értesítések

• Push üzenetek mobiltelefonra

Elérhető: 

Asztali számítógépen bal alul, telefonon jobb felül: név → Fiók → Értesítési beállítások

4. LÉPÉS: Társasházak létrehozása

4.1 Társasház létrehozása két módon lehetséges

A) eHáz szinkronizációval

Csak admin jogosultsággal!

Elérés: 

Oldalsó menű → eHáz kapcsolat

Folyamat:

1. eHáz bejelentkezési adatok megadása

2. Társasházak kiválasztása szinkronizálásra

3. "Szinkronizálás indítása"

Előny: 

Az eHáz rendszerből automatikusan átveszi a társasházi és lakás alapadatokat. (személyeket egyelőre nem)

B) Kézi létrehozás (eHáz szinkronizáció nélkül)

Admin és Munkatárs Pro jogosultsággal

Elérés: 

Oldalsó menű → Új Társasház

Kötelezően kitöltendő mezők:

• Előtag: Társasház nevének rövidítése (pl. Levendula Park B → LPB)

- Mobil nézetben ez jelenik meg

- Az albetétek előtagja is ez lesz

• Név: Társasház teljes neve

• Kezelésének kezdő dátuma

• Helyrajzi szám

Összes többi opcionális adat

Mentés: 

Lap alján "Új társasház létrehozása" gomb

4.2 Társasházhoz felelős, helyettesítő és értesítési csoport beállítása

Felelős beállítása:

• Társasház szerkesztési módban → Kezelési adatok

• Alapértelmezetten minden feladatnál ő lesz a felelős

• Minden feladatváltozásról kap értesítést

Helyettesítő beállítása:

• Szabadságok, helyettesítések idejére

• A helyettesítő is kap értesítéseket

• A felelős továbbra is kapja az értesítéseket (kivéve ha némítjuk)

Értesítési csoport:

• Csoportosan lehet értesíteni embereket

• Például: gondnok + SZB tagok együtt

5. LÉPÉS: Épület és területstruktúra kialakítása (eHáz szinkornizáció esetén ezzel nem kell foglalkozni)

5.1 A rendszer felépítése

Hierarchia: 

Társasház (jogi személy)→ Épület (Maga a fizikai épület – ha nem áll több épületből a társasház akkor célszerűen vegyünk itt fel egy „Épület” nevűt → Terület (pl.lépcsőház, emelet) → Ingatlan (pl. lakás)

Fontos: Épületet minden esetben létre kell hozni! Ha nincs több épület, nevezze el "Épület"-nek.

5.2 Épület létrehozása

Előfeltétel: 

Társasház már létezik

Elérés: 

Társasházak menü → Társasház kiválasztása → Új Épület

Kötelező mezők:

• Előtag: Rövid azonosító (pl. "A" épület esetén → A)

• Név: Épület neve (pl. "A épület" vagy egyszerűen "Épület")

5.3 Terület létrehozása (pl. emelet)

Előfeltétel: 

Épület már létezik, Terület típust a bal odali menüben létrehoztunk

Elérés: 

Épület nevére kattintás → Új Terület

Kötelező mezők:

• Kód: Rövidítés (pl. 1. emelet → "I" vagy "1")

• Név: Terület neve

• Területtípus: Legördülő menüből (előbb létre kell hozni, legegyszerűbb terület típus: „Emelet”)

Területtípus létrehozása:

Bal oldali menü → Beállítások → Terület típusok → Új Terület típus

5.4 Ingatlan/albetét létrehozása

Előfeltétel: 

Terület már létezik és Ingatlan típus létezik

Elérés: 

Terület nevére kattintás → Új Ingatlan

Kötelező mezők:

• Kód: Rövidítés (pl. 1. emelet 5-ös lakás → "105")

• Név: Ingatlan megnevezése

• Ingatlan típus: Legördülő menüből (előbb létre kell hozni, pl.: „Lakás”, „Iroda”, „Üzlet”…)

• Tulajdonrész: Tulajdonhányad

Ingatlan típus létrehozása:

Bal oldali menü → Beállítások → Ingatlan típusok → Új Ingatlan típus

6. LÉPÉS: Feladattípusok létrehozása

6.1 Miért fontosak a feladattípusok?

A feladattípusok segítenek:

• Kategorizálni a feladatokat 

• Szűrni és keresni a feladatok között

• Átláthatóbbá tenni a munkát 

6.2 Javasolt feladattípusok

Alapvető kategóriák:

Általános, Jogi, Pénzügyi, Javítási, Karbantartási, 

6.3 Feladattípus létrehozása

Elérés: 

Bal oldali menü → Beállítások → Feladat típusok

Lépések:

1. Új Feladat típus gomb

2. Név mező kitöltése (pl.: Általános, Javítási, Karbantartási, Jogi, Pénzügyi…)

3. Új feladat típus gomb a mentéshez

Módosítás/Törlés:

• Toll ikon: név módosítása

• Kuka ikon: típus törlése

7. LÉPÉS: Értesítési csoportok létrehozása (opcionális)

7.1 Mi az értesítési csoport?

Célja: 

Több ember egyidejű értesítése egy-egy feladatról, vagy minden feladatról egy társasháznál

Más neve: 

Személycsoport

Példák:

• Gondnokság több alkalmazottja

• Számvizsgáló bizottság tagjai

• Cégvezetés és helyettesek (pl. ha van(nak) olyan vezető(k) aki minden társasházból minden változásra kíváncsi(ak), akkor erre létre lehet hozni egy csoportot és fel lehet ezt venni a társasházhoz. De lehet egy értesítési csoportja egy feladatnak is, pl: ha nem rendeljük hozzá a házhoz az SZB értesítési csoportot, mert nem akarjuk, hogy minden házhoz tartozó feladatot lásson, csak azt szeretnénk, hogy minden SZB tag egyes feladatokat lásson.)

7.2 Értesítési csoport létrehozása

Elérés: 

Bal oldali menü → Beállítások → Személy csoportok

Lépések:

1. Új Személy csoport gomb

2. Csoport nevének megadása

3. Új Személy csoport gomb a mentéshez

4. Személyek hozzáadása: csoport nevére kattintás → jobb oldali menü „Személyek” kis ember ikon "+" jellel

5. Személyek kiválasztása a felhasználók listájából

7.3 Értesítési csoport használata

Társasháznál:

Társasház szerkesztési mód → Kezelési adatok → Értesítési csoport kiválasztása

Feladatnál:

Feladat létrehozásakor vagy utólag annak módosításakor a jobb oldali menü „Hozzáadás” „ személycsoport hozzárendelése”

hozzárendelhető

Első mérföldkő elérése - Ellenőrzőlista

✅ Személyek és jogosultságok:

☐ Admin felhasználó jogosultságainak megértése

☐ Cégen belüli dolgozók létrehozása (Munkatárs/Munkatárs PRO/Admin jogokkal)

☐ Cégen kívüli személyek létrehozása (Normál globális joggal)

☐ Társasházi szerepkörök kiosztása (Gondnok, Takarító, SZB stb.)

✅ Felhasználói regisztrációk:

☐ Minden személy, akinek értesítést kell kapnia, regisztrált

☐ Értesítési beállítások konfigurálása

☐ Tesztelés: értesítések működnek

✅ Társasházak:

☐ Társasházak létrehozása (kézzel vagy eHáz szinkronizációval)

☐ Előtagok, nevek megfelelő kitöltése

☐ Felelős kijelölése minden társasházhoz

☐ Helyettesítő beállítása (ha szükséges)

☐ Értesítési csoportok hozzárendelése

✅ Struktúra kialakítása:

☐ Épületek létrehozása

☐ Területek/emeletek felvitele

☐ Lakások/albetétek rögzítése

☐ Területtípusok és ingatlantípusok definiálása

✅ Feladattípusok:

☐ Alapvető feladattípusok létrehozása (általános, jogi, pénzügyi, javítás, karbantartás)

☐ Szükség szerinti további típusok

✅ Értesítési rendszer:

☐ Értesítési csoportok létrehozása

☐ Csoportokhoz személyek hozzárendelése

☐ Társasházakhoz értesítési csoportok beállítása

Most már indulhat a munka! 🎉

Ha minden fenti lépést elvégeztél, akkor a TSH Manager rendszer készen áll a használatra:

• Vannak regisztrált felhasználóid megfelelő jogosultságokkal ✓

• Vannak társasházaid beállított felelősökkel és értesítési csoportokkal ✓

• Van strukturált felépítésed épületekkel, területekkel és ingatlanokkal ✓

• Vannak feladattípusaid a kategorizáláshoz ✓

• Működik az értesítési rendszer ✓

Következő lépés: Kezdheted el létrehozni az első feladatokat, és élvezheted a hatékony társasházkezelést!